Gestionnaire de bureau et Assistant(e) administratif(ve)

En tant que gestionnaire de bureau à temps partiel et assistant(e) administratif(ve), vous serez intégré(e) au cœur de l’équipe de Wingbuddy. Vous jouerez un rôle clé dans l’exécution et l’efficacité des opérations en coulisses, en veillant à offrir un environnement accueillant et organisé, tant pour notre équipe que pour nos visiteurs. Vous serez un véritable ambassadeur de notre culture interne, aidant chacun à mieux se présenter au quotidien, tout en vous assurant que notre espace de travail reflète le soin et le professionnalisme que nous offrons à nos voyageurs. De la gestion des opérations du bureau à l’entretien d’un environnement impeccable, en passant par la mise en place de systèmes évolutifs, votre contribution sera essentielle à notre fonctionnement et à l’expérience de travail que nous proposons. Vous apporterez également une approche moderne au poste — à l’aise avec les outils d’intelligence artificielle, curieux(se) d’expérimenter, et toujours à la recherche de moyens de travailler plus intelligemment, et pas seulement plus fort.

Ce que vous ferez

Gestion du bureau et de la culture d’entreprise

• Assurer la gestion quotidienne de notre bureau de Montréal

  • Gérer les fournitures de bureau, les stocks, les installations, la maintenance, les collations et les fournisseurs

• Coordonner les événements internes : repas-partage, retraites d’équipe, assemblées générales, etc.

• Veiller à ce que chaque nouvelle recrue se sente accueillie, préparée et fière dès son premier jour

• Valoriser notre espace de travail — il doit toujours refléter le soin que nous apportons à nos voyageurs

• Maintenir un bureau propre, bien organisé et aligné avec l’esthétique de l’entreprise

• Accueillir chaleureusement tous les visiteurs et veiller à ce qu’ils se sentent à l’aise et bien accompagnés tout au long de leur présence

• Garder en permanence les espaces communs et les salles de réunion propres, ordonnés et conformes à l’image de l’entreprise

• Veiller de manière proactive à la propreté et à l’organisation de la cuisine, en s’assurant qu’elle soit toujours prête à l’emploi

Soutien aux dirigeants

• Gérer les déplacements et les notes de frais du CEO et du COO

• Aider à la préparation des réunions de direction, des mises à jour d’entreprise et des documents clés

• Anticiper de manière proactive les besoins des dirigeants en lien avec le confort au bureau, les fournitures et l’accueil des visiteurs

• Préparer les espaces de réunion pour les rencontres de direction et l’arrivée de visiteurs importants, en veillant à ce qu’ils soient impeccables et accueillants

Productivité & efficacité via l’IA

• Utiliser des outils comme ChatGPT, Jira, Google Workspace, Slack et autres pour :

  • Résumer les réunions clés ou les courriels afin de faciliter le suivi par les dirigeants

  • Rédiger des communications, des rapports ou des guides internes

  • Créer des modèles ou des listes de vérification internes

Ce que vous apportez

• 3 ans ou plus d’expérience en soutien aux dirigeants, en gestion de bureau ou en opérations dans un environnement dynamique

• Expérience confirmée auprès de cadres de haut niveau (C-level) et d’équipes à haute performance

• Une obsession pour les détails, les échéances et les systèmes efficaces et élégants

• Excellentes compétences en communication, en français et en anglais (à l’écrit comme à l’oral)

• Une présence chaleureuse, proactive et dotée d’une grande intelligence émotionnelle — vous faites en sorte que les gens se sentent écoutés et soutenus

• Une bonne maîtrise des outils d’intelligence artificielle et un réel enthousiasme à les utiliser au travail

• À l’aise pour agir avec rapidité, sérénité et un fort sens des responsabilités

• Une expérience dans le secteur du voyage, de la technologie ou des startups est un atout

Pourquoi rejoindre Wingbuddy

• Une mission porteuse de sens : rapprocher les gens grâce au voyage

• Une entreprise en pleine croissance où votre travail a un réel impact

• Des collègues bienveillants, humbles et passionnés

• Des événements d’équipe enrichissants et une culture interne forte

• Un salaire et des avantages compétitifs

• Un excellent café, des collations, et une belle énergie d’équipe à laquelle vous contribuerez directement

Si vous cherchez à accomplir un travail porteur de sens, à soutenir des leaders inspirants et à contribuer à façonner l’âme d’une entreprise, cet endroit est fait pour vous.